Yrityksen asiakasrekisterin tietosuojaseloste

1 Rekisterinpitäjä

ICON Corporation Oy (y-tunnus: 2536186-5)
Kauppapuistikko 16 A (3. krs), 65100 VAASA
+358 1 032 12 424
info@iconfund.fi
(jäljempänä ”me” tai ”ICON”)

2 Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Sami Saarnisto 
Kauppapuistikko 12 B 20 65100 VAASA 
+358 505 277 854 
sami.saarnisto@iconfund.fi 

3 Rekisterin nimi

ASIAKASREKISTERI

4 Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus?

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yrityksen oikeutettu etu asiakassuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella taikka sopimuksen täytäntöönpaneminen. Henkilötietojen käsittely perustuu vaihtoehtorahastosääntelyyn, rahanpesun estämisestä annettuun lakiin sekä muihin ICONin liiketoimintaa ohjaaviin lakeihin ja asetuksiin. Lisäksi henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen mainonnan ja markkinoinnin osalta.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:

  • tuotteidemme ja palveluidemme toimittaminen,
  • sopimus- ja muiden lupaustemme ja velvollisuuksiemme täyttäminen,
  • asiakassuhteemme hoitaminen ja hallinnointi,
  • tapahtumien järjestäminen,
  • asiakkaan tai muun rekisteröidyn käyttäytymisen analysointi ja profilointi,
  • sähköinen suoramarkkinointi, ja
  • mainonnan kohdentaminen yhtiömme omissa ja muiden tahojen verkkopalveluissa.

Henkilötietojen saaminen on edellytyksenä asiakassuhteen avaamiselle.

5 Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme asiakasrekisterin yhteydessä seuraavia asiakkaan tai muun rekisteröidyn, kuten koulutettavien, henkilötietoja:

  • rekisteröidyn perustiedot* kuten nimi, syntymäaika, henkilötunnus, asiakasnumero, käyttäjätunnus ja/tai muu yksilöivä tunniste, salasana, sukupuoli, äidinkieli;
  • rekisteröidyn yhteystiedot* kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot;
  • yritystä ja yrityksen yhteyshenkilöitä koskevat tiedot* kuten y-tunnus, LEI-tunnus ja yhteyshenkilöiden nimet, yhteystiedot, arvo, ammatti, koulutus sekä asema yhteisössä;
  • muut tiedot* kuten pankki- ja arvo-osuustilinumero, rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annettuun lakiin perustuvat tiedot ja tätä koskeva riskiluokittelu;
  • mahdolliset suoramarkkinointikiellot ja -suostumukset
  • tapahtumien osallistujatiedot ja mahdolliset tapahtumaan liittyvät tiedot, kuten ruoka-rajoitteet
  • asiakkuutta ja sopimusta koskevat tiedot kuten tiedot menneistä ja voimassaolevista sopimuksista sekä tilauksista, muut asiointitiedot, asiakastunnus, tiedot asiakkaan käyttämistä palveluista, niiden toimittamisesta ja laskuttamisesta, asiakkuuden alkamisajankohta sekä asiakkaan tunnistautumistapahtumia ja rahasto-/velkakirjasijoituksia koskevat tiedot; ja
  • puhelut voidaan nauhoittaa ja näitä puhelutietoja säilytetään sähköisesti.

Tähdellä (*) merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys sopimussuhteemme ja/tai asiakassuhteemme syntymiselle. Ilman tarvittavia henkilötietoja emme voi toimittaa tuotetta ja/tai palvelua.

6 Mistä saamme tietoja?

Saamme tietoja ensisijaisesti seuraavista lähteistä: rekisteröidyltä itseltään, väestörekisteristä, viranomaisilta, luottotietoyhtiöiltä, yhteystietopalvelujen tarjoajilta ja muilta vastaavilta luotettavilta tahoilta.

Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Tällainen tietojen päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin.

7 Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Tietoja luovutetaan viranomaisille lain niin edellyttäessä. Emme luovuta rekisterin tietoja muuten ulkopuolisille tahoille.
Tietoja voidaan luovuttaa ICONin kanssa samaan konserniin kuuluville Suomessa tai ulkomailla sijaitseville yhtiöille henkilötietolain sallimissa rajoissa.

Tietoja ei luovuteta kolmansille ilman rekisteröidyn suostumusta. Rekisterin tietoja ei luovuteta eikä siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ilman asiakkaan suostumusta, ellei Suomen ja Euroopan unionin ulkopuolisen tai Euroopan talousalueen ulkopuolisen valtion verotustietojen vaihtoa koskevat sopimukset muuta edellytä.

Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Alihankkijamme saattavat käsitellä henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolella. Silloin, kun henkilötietoa käsitellään EU:n tai ETA:n ulkopuolella, huolehdimme siitä, että alihankkija on sitoutunut EU-komission henkilötietojen käsittelyä koskeviin mallilausekkeisiin ja/tai kuuluu Privacy Shield -suojajärjestelmän piiriin.

8 Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot tallennetaan myös pilvipalveluun ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Asiakastietoja säilytetään rahanpesun ja terrorismin estämisestä annetun lain mukaisesti asiakassuhteen keston ajan ja viisi (5) vuotta asiakassuhteen päättymisen jälkeen. Tapahtumien järjestämistä varten kerätyt tiedot hävitetään välittömästi tapahtuman päätyttyä.

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

9 Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Rekisteröitynä sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä.

Rekisteröitynä sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Rekisteröitynä sinulla on siltä osin kuin olet itse toimittanut rekisteriimme tietoja, joita käsitellään suostumuksesi nojalla, oikeus saada tällaiset tiedot itsellesi pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on meidän välisemme asiakassuhde. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Rekisteröitynä sinulla on myös oikeus milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä, mukaan lukien profilointia niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.

10 Kehen voit olla yhteydessä?

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

11 Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.